Empieza por el respaldo y la comunidad correcta
Una factura de cobro útil explica el cargo, identifica a quien corresponde y coincide con su respaldo. Urbira puede extraer información de un documento mediante IA para que una persona autorizada revise los datos antes de crear la factura. La extracción prepara la información; no aprueba el cargo ni decide cómo debe cobrarlo la comunidad.
Confirma la comunidad seleccionada, el propósito del documento y tu facultad para crear la factura. El acceso depende de tu rol, la suscripción y la configuración comunitaria. Si no aparece la opción para subir documentos o crear facturas, pide a un administrador autorizado que revise tus permisos.
Utiliza un respaldo completo y legible. Comprueba que se distingan importes, fechas, moneda, destinatario y cualquier explicación sobre distribución de gastos o saldos. Evita incluir información personal o confidencial que no sea necesaria.
Para procesar documentos con IA en una comunidad, revisa el saldo de créditos de la cuenta responsable de esa comunidad. Los participantes autorizados usan los créditos de esa cuenta; el propietario que recibe la factura no necesita comprar un plan individual para este proceso. Un aviso de créditos insuficientes es distinto de un problema de permisos o una suscripción vencida. Pide al titular responsable que revise la restricción correspondiente antes de volver a intentarlo. Estos créditos de servicios también son distintos de un crédito o saldo anterior impreso en el documento de origen. Consulta los detalles de cobertura y créditos en la guía de suscripciones.
Sube el documento y compara los datos extraídos
Abre el proceso de carga de documentos para facturas y utiliza las opciones admitidas. Cuando termine el análisis, compara la información extraída con el original. Lee las advertencias; el indicador de confianza no reemplaza la revisión del respaldo.
Comprueba la referencia del documento, las fechas de emisión y vencimiento, descripciones, cantidades, importes por línea, impuestos, descuentos y total. Corrige lo que falte o se haya interpretado mal. Si una cantidad fue inferida o un número es ambiguo, resuélvelo con el documento y los registros comunitarios, sin aceptar automáticamente la sugerencia.
Selecciona el edificio y la unidad correspondientes, además de la cuenta bancaria asociada a la factura. Verifica el destinatario aunque el respaldo incluya un nombre o dirección. Si comenzaste desde una unidad concreta, confirma que sea la que debe recibir el cobro.
Si se analizó un documento con el tipo equivocado, utiliza la opción para cambiar el tipo en el historial de análisis cuando esté disponible y revisa el nuevo resultado. Un documento que ya se utilizó para crear un registro financiero no se puede reclasificar de esta forma. Consulta al administrador responsable cómo corregir el registro existente en lugar de crear un duplicado.
Confirma cómo corresponde distribuir un gasto compartido
El respaldo puede mostrar un gasto de toda la comunidad, la parte de una unidad o ambos importes. Aplicar otra vez un porcentaje sobre una cantidad que ya corresponde a la unidad puede generar un cobro incorrecto.
Cuando aparezca la elección de distribución, revisa estas opciones:
- Conservar los importes impresos de la unidad: mantener los valores revisados que el documento asigna a esa unidad.
- Recalcular con la alícuota de la unidad: calcular la parte correspondiente a partir del importe base disponible y el porcentaje configurado para la unidad seleccionada. Se necesitan tanto el importe base como una alícuota configurada.
- No aplica distribución: utilizar esta opción solo cuando el cargo no requiera repartir un gasto compartido.
Compara el porcentaje del documento con la configuración de la unidad. Si difieren, confirma qué tratamiento está autorizado antes de crear la factura. La herramienta ayuda a realizar el cálculo elegido; no determina la regla de distribución que corresponde aplicar.
Confirma por separado un crédito o una deuda del documento
Los cargos actuales se mantienen separados de cualquier crédito o deuda anterior impreso en el documento. Incluirlo requiere confirmación explícita como ajuste del documento; Urbira no arrastra automáticamente saldos de estados de cuenta. Revisa las facturas y los pagos existentes para evitar duplicar créditos o cargos. Por ejemplo, cargos actuales de $101,32 con un crédito confirmado de −$3,09 producen un total de $98,23.
Comprueba el total después de elegir. Si las líneas no coinciden con los cargos actuales, investiga la diferencia. Un ajuste de redondeo revisado puede explicar una diferencia justificada de redondeo; no debe ocultar cargos faltantes, cantidades incorrectas ni saldos sin explicación. Resuelve las decisiones de revisión requeridas antes de continuar.
Confirma la moneda y la conversión opcional
Verifica la moneda del documento, especialmente si no está clara. Urbira registra la factura en la moneda de la comunidad. Cuando el respaldo está en otra moneda, puedes optar por aplicar conversión si hay una cotización disponible. Revisa la tasa mostrada y la vista previa del total que se registrará.
Dejar la conversión desactivada no conserva la factura en moneda extranjera. Los importes numéricos revisados se registran en la moneda de la comunidad sin convertirlos. Por ejemplo, si el importe revisado es 100 y la comunidad utiliza USD, sin conversión se registran 100 USD aunque el respaldo indique EUR. Continúa únicamente si ese tratamiento coincide con el registro que necesitas.
Si la conversión no está disponible, no supongas que continuar sin ella produce un resultado financiero equivalente. Confirma el tratamiento con la persona responsable. Una cotización actualizada puede cambiar la vista previa; vuelve a revisar la tasa y el total antes de crear la factura.
Consulta también las guías de conversión de moneda en facturas y gastos compartidos y alícuotas.
Crea la factura y verifica el resultado
Antes de seleccionar la acción de creación, comprueba en conjunto destinatario, cuenta, fechas, líneas, distribución, tratamiento del saldo anterior, ajuste de redondeo si corresponde, decisión de moneda y total final que se registrará.
Después, abre la factura y confirma que coincida con tus decisiones de revisión. Mantén disponibles para las personas autorizadas el respaldo y la explicación de cualquier corrección o cálculo. Crear una factura no significa que se haya recibido un pago ni que el cargo cuente con todas las aprobaciones exigidas por la comunidad.
Para organizar la revisión financiera y los traspasos, consulta la guía del espacio de trabajo de Urbira y la guía operativa para juntas autoadministradas.
Esta guía explica un proceso del producto; no sustituye asesoría contable, legal ni fiscal. Confirma las facultades y el tratamiento financiero con los procedimientos comunitarios y profesionales calificados cuando sea necesario.